UN POCO SOBRE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Para los que amamos el área de la Administración este artículo puede llegar a ser algo con lo cual nos identificamos fácilmente.

Los que trabajamos en el área administrativa conocemos lo estresante que puede llegar a ser un día cuando de repente aparecen esas “situaciones imprevistas” que desencadenan un ritual de acciones donde la actividad que estábamos realizando queda rezagada por unos cuantos minutos, que de repente se pueden convertir en horas y más si dependemos de algún tercero. Pero esto es justamente lo divertido de ésta área, es una constante de acciones, donde justamente debe prevalecer lo planificado, pero esas “situaciones imprevistas” que se encuentran a la orden del día en los momentos cuando justamente estamos en medio de otra actividad, son las que nos permiten mantener nuestra agilidad y habilidad mental a flor de piel para tomar decisiones y acciones rápidas, así que es mejor mantener una actitud positiva para recibirlas, será beneficioso para nuestra mente y así lograr controlar nuestro estrés.

Les facilito algunas sugerencias que ayudan al desarrollo eficaz de las gestiones Administrativas:

• Durante el mes la administración tiene actividades que realizar de acuerdo a un cronograma muy puntual que debe cumplir: cierres de facturación por quincena o mes, impuestos, provisiones de gastos, presupuestos, mantenimientos previstos, cuentas por cobrar, inventarios, auditorias, etc. La efectividad de sus resultados dependerá básicamente del Control que se tenga sobre la gestión y del cumplimiento del cronograma de actividades de acuerdo a fechas previstas.

• Expuesto lo anterior, la planificación es lo primero que se realiza, porque es lo que te indica de forma estructural las actividades que de acuerdo a su prioridad, se deben ejecutar. Cuando hay desconocimiento de las prioridades se tiende a usar el tiempo y hasta los recursos de forma improductiva, enfocando energías en gestiones menos importantes que retrasan las realmente considerables, que a la hora de presentar resultados no serían los esperados.

• La responsabilidad de los administrativos de velar por los recursos financieros de la entidad es su pilar fundamental, para ello se debe realizar las solicitudes y evaluaciones pertinentes de los presupuestos, tener conocimiento de los proveedores con precios competitivos que satisfagan la necesidad de empresa.

• El cumplimiento en tiempo y forma de los compromisos de pagos que debe realizar la empresa a sus proveedores, garantiza obtener la oportunidad de una excelente referencia comercial que promueve a fortalecer dichas relaciones, las cuales puede repercutir en obtener un mejor servicio, satisfacer las necesidades “urgentes” de adquirir bienes o servicios que se puedan presentar en el tiempo, solicitar rebajas, créditos, entre otros.

• La comunicación y participación entre los miembros del departamento administrativo es fundamental, porque permite que se mantengan alineados a las necesidades. La delegación de responsabilidades entre los miembros no los exime de la sincronización de sus labores, porque el departamento es UNO, por tanto las consecuencias de los resultados no se encuentran divididos, TODOS son corresponsables de los mismos; deben conocer la importancia, alcance e impacto de cómo sus actividades repercuten en toda la compañía porque manejan el activo más importante: EL DINERO representado en papel y en activos.

• Muchas de las fallas tienden a presentarse es en los detalles que se omiten, los cuales están estrechamente enlazados al seguimiento, y éste se ramifica del control. El seguimiento es un aspecto que debemos tomar mucho en consideración cuando una actividad está encaminada, porque es el que nos indica si el tiempo y las decisiones tomadas bajo las acciones que se están ejecutando están cumpliendo con  la calidad del resultado que se espera obtener, o en caso contrario, poder hacer los cambios pertinentes que de igual forma permitan obtener resultados satisfactorios.

• El tiempo es otro factor que no debemos olvidar, su administración depende directamente de nuestras acciones, es por ello que mientras más conocimiento poseas en el área tendrás más habilidad para simplificar las tareas y obtener resultados más rápidos.

• Cuando se manejan documentos y archivos que contienen información numérica, la concentración sobre la actividad es importante, cualquier distracción puede ocasionar que no observes un error u omisión o que debas recomenzar con la revisión, porque los mismos tienen un orden y secuencia que se enlazan unos con otros al momento de su análisis, evita las distracciones, con ello lograrás distribuir mejor tu tiempo durante el día.

•  Sabemos que la acumulación de papeles en la administración es una constante ininterrumpida, para ello la organización es fundamental, para evitar acumular, traspapelar o extraviar los documentos, archívalos en su expediente respectivamente en tiempo y forma, no dejes esa actividad para después; imprime sólo lo necesario, así gastas menos papel que repercute al cuidado de nuestro planeta. Recicla el papel. Guarda los archivos de tu computadora en CD´s para su seguridad de tal manera que puedas evitar la acumulación de papel, liberando también espacio en tu computador.

•  Analizar los indicadores de gestión administrativa, es la mejor herramienta para autoevaluar el trabajo en equipo, determinen dónde están las áreas de mejora y apliquen las acciones de cambios y ajustes, sin desmejorar aquellos indicadores que se vienen cumpliendo.

Espero que estos tips te sean de utilidad, si tú consideras otros que también aportan a la gestión administrativa compártelos por aquí, siempre serán de gran utilidad!

Pensamiento:

"Todo lo que se hace se puede medir, sólo si se mide se puede controlar, sólo si se controla se puede dirigir y sólo si se dirige se  puede mejorar".  Dr. Pedro Mendoza A.

Espero te haya gustado este artículo y desees compartirlo con otros, nuestra consigna es: Hacer el bien y sin saber a quién!